Оснащение вашего офиса
Давайте обратимся к тем средствам, которыми вы пользуетесь в вашей работе. Если вы читаете эту главу не за своим столом, вообразите, что вы сидите за ним. Как скомпоновано ваше рабочее место? Чем вы пользуетесь?
1. Тройной лоток для бумаг. Прежде всего, для повседневного потока бумаг (не для хранения!) у вас должны быть три корзинки или лотка: для входящих документов, для документов, ожидающих рассмотрения, и для исходящих документов. Система лотков выглядит так, как показано на рисунке 2. 1.
2. Ваш набор канцелярских принадлежностей. Такими вещами, как степлеры, ручки, карандаши, клейкая лента, футляры для визиток, может быть, точилки для карандашей, калькулятор, скрепки, дискеты и т. п., вы пользуетесь на работе каждый день.
Мне приходилось видеть людей, у которых на столах и в ящиках было по два или три степлера, как они полагали, сломанных. На самом деле они сломаны не были, просто скрепки застряли в механизме, но никто не удосужился их вытащить. Каждый раз, когда требовался степлер, приходилось просить его у соседа по столу! Какой бы мелочью ни казался степлер, это один из основных инструментов конторского служащего, и если этот и другие основные орудия вашего труда на месте, вам удастся работать более эффективно и продуктивно.
Убедитесь, что у вас есть все, что нужно для работы, что все это исправно и вам не придется каждый раз просить у кого-то ножницы или степлер. Найдите время, чтобы осмотреть все свои принадлежности. По окончании этого маленького мероприятия у вас будут степлер, ручки, карандаши, точилки, блокноты, скотч, футляр для визиток, скрепки, дискеты, папки, карточкии все прочее, чем вы пользуетесь в повседневной работе, и все это будет в рабочем состоянии. Такого рода принадлежности должны храниться в среднем или боковых ящиках вашего стола, но не на его поверхности.
Старайтесь ничего не терять. В бухгалтериях компаний мне часто приходится слышать о невероятных потерях. Люди рассказывают: «Как только мы навели порядок, мы обнаружили, чем располагаем в действительности, сколько нам требуется и сколько расходуется напрасно». Иногда размеры потерь просто пугают.
Однажды я занимался внедрением программы ОПД в одной средних размеров брокерской фирме. Я по очереди обошел все столы и попросил сотрудников собрать лишние принадлежности, чтобы сдать их на центральный склад. Я это сделал из-за жалоб на то, что на складе часто не бывает нужных принадлежностей. А малым компаниям не хватает квартальных средств на недостающие канцтовары. И вот, поработав по программе ОПД со 120 сотрудниками компании, я собрал все лишние принадлежности, которые нашлись в ящиках рабочих столов. Их оказалось столько, что до конца года не понадобилось закупать ни одной вещи. Нужно было только собрать все, что валялось в ящиках. Это обычная история. Если вы хотите в корне изменить свой подход к работе, осмотрите собственный стол, поройтесь в его ящиках и как следует изучите свое рабочее место. Бьюсь об заклад, вы найдете полдюжины лишних ручек и кучу других вещей, о существовании которых даже не подозревали.
То же с уверенностью можно сказать и об информации в ваших папках и файлах: вы не знаете, что у вас есть, и, естественно, не пользуетесь этим. А без организации и поддержания в рабочем состоянии того, что у вас есть, вы даже не знаете, чем располагаете. Вы не используете своих возможностей. Представьте себе людей, спасающихся после кораблекрушения на резиновом плоту в океане. Первое, что они должны сделать, — подсчитать все запасы, чтобы ничего не потерять. В их ситуации любая потеря может стоить им жизни.
3. О копировании. С понедельника до пятницы миллионы людей в офисах используют копировальную технику. Это может показаться мелочью, но неумение обращаться с ксероксом может стоить дорого. Мой приятель рассказал мне такую историю. Емупонадобилось поехать в Калифорнию проконсультироваться с клиентом. Встреча с директором-распорядителем и президентом компании проходила в конференц-зале. Когда мой приятель представил им свой обзор на одной странице, директор-распорядитель захотел снять с него копию. Он прервал беседу, вызвал специалиста-копировальщика и стал ждать. Через двадцать минут специалист возвратился с листом бумаги. Позже, просто из любопытства, мой приятель спросил, почему понадобилось так много времени, чтобы сделать ксерокс одной страницы. Помощник директора-распорядителя провел его через длинный холл, и, пройдя через несколько дверей, они попали в помещение для копирования. Там стоял огромный ксерокс — монстр со множеством кнопок и несколькими дюжинами отсеков разного назначения. С помощью этого чудовища можно было с одинаковым успехом не только сделать копию с листа бумаги, но и запустить космический корабль. Около 90% сотрудников офиса не имели представления, как им пользоваться.
4. Факсы. Вы должны уметь пользоваться факсом, принтером и всеми другими техническими средствами офиса. Аппаратура должна быть исправна и снабжена расходными материалами и сменными частями. Рядом должны быть вывешены краткие инструкции по ее использованию. И вы должны найти время ознакомиться с ними.
5. Компьютеры. Часто люди, умеющие обращаться с компьютерами, не полностью используют их возможности. Например, иногда они прибегают только к программам для обработки электронных таблиц, игнорируя такие функции, как обработка текстов, выписка счетов, отслеживание и сопровождение информации, календарное планирование и т. п. Компьютер может использоваться по-разному, но многие умеют выполнять только одну функцию. С помощью компьютера можно отправлять и получать факсы, проводить банковые операции, оплачивать счета и заказывать театральные билеты — все это не выходя из офиса и не пользуясь почтой. Когда нам приходится работать с клиентами из крупных корпораций, часто оказывается, что половина персонала не знает азов своей собственной системы электронной почты, установленной для повышения продуктивности их труда. Использование всех доступных нам возможностей компьютерной техники имеет большое значение. Может быть, еще важнее постоянные поиски новых методов ее применения.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений