Стратегическое планирование
С помощью дневных, недельных планов и планов работ по темам мы определили тактические шаги, которые необходимо сделать для выполнения работ. Но остаются вопросы: то ли, что нужно, вы делаете? верно ли выбрали направление работ? представляете ли себе долгосрочные перспективы вашей деятельности? базируются ли ваши проекты на надежных предпосылках, которыми следует руководствоваться? окажутся ли приложенные для достижения цели усилия наиболее эффективными и результативными? хватит ли для выполнения этих грандиозных планов имеющихся у вас ресурсов, или их разумнее направить на достижение других целей?
Стратегия целиком ориентирована на цели и, в конечном счете, на то, что важно для бизнеса и для вас. Без ясной долгосрочной перспективы, что бы вы ни сумели сделать за день, или неделю, или год, или за всю жизнь, это не сможет привести вас к значительным результатам.
Вы должны выбрать для работы верное направление. Я в течение многих лет работал со многими компаниями и пришел к выводу, что, хотя некоторые люди и способны разрабатывать стратегию своего бизнеса или подразделения, мало кто из персонала имеет о ней ясное представление. Определение стратегии, которой следует компания, и разъяснение ее персоналу позволяет каждому сотруднику лучше соотносить свои индивидуальные действия с основными задачами коллектива.
Как разрабатывается стратегия? Ответ на этот вопрос мог бы быть темой новой книги. Во-первых, необходимо сформулировать поставленные перед собой цели. Эти цели должны определяться вашим пониманием ситуации и потребностями ваших клиентов (подробнее см. в этой главе в разделах «Цели» и «Оценки»). Насколько далеки вы от цели в данный момент? Как, имея то, что вы имеете, добиться того, чего вы хотите? Какие ресурсы необходимо задействовать (финансы, специалисты, время, знания, опыт, связи с теми, кто решал подобные проблемы, и т. п.)? Как лучше использовать имеющиеся ресурсы, чтобы добиться того, чего вы хотите? Выберите направление. Обсудите варианты. Продумайте свою стратегию, насколько это возможно.
В некоторых компаниях разработка стратегии является элементом ежегодного финансового планирования. Такой подход может оказаться слишком узким. Да, финансы — это очень важный ресурс (и при этом ограничивающий). Но финансовые проблемы и стратегическое планирование путей их решения — это еще не все. Рассмотрение стратегических задач в слишком тесной связи с финансовыми проблемами может заслонить от вас ценность связи стратегического планирования с другими аспектами вашего бизнеса.
Стратегическое планирование, с моей точки зрения, применимо при выполнении работ любого уровня. Стратегия необходима для решения любой задачи и для достижения любой цели. Общая стратегия операций должна использоваться при разработке человеком его собственной личной стратегии. Наличие хорошей стратегии облегчает определение приоритетов. За рабочим столом ясность стратегии помогает легче определить основные элементы вашей работы — какие рабочие файлы нужно создать и какие из них требуются при разработке отдельных тем. Вопрос только в том, стратегию чего нужно разрабатывать?
Если вы не знаете, куда идете, любая дорога приведет вас туда, не знаю куда.
Народная мудрость
Цели
Стратегии определяются целями. Без четкого представления конечной цели невозможно выбрать правильную стратегию.
Цели могут быть определены через задачи, для решения которых приложены усилия, и конечные результаты, к достижению которых направлены действия.
Между целями существуют качественные отличия. Одно дело постараться и создать хорошую школьную теннисную команду, другое — помочь всему человечеству в поиске причин возникновения рака и, решив эту проблему, войти в историю. Конечные цели — эти жизненные задачи, которые определяют смысл жизни, — будут рассмотрены в последующих разделах.
Определение цели важно для концентрации внимания и усилий на наиболее важных направлениях деятельности, в результате чего повышается ее продуктивность.
Цели должны быть определены четко, желательно в письменном виде. При переложении на бумагу мысль обретает большую ясность.
Определение и постановка целей является важнейшим элементом программы ОПД. Если вы работаете в торговой фирме, вашей целью может быть получение максимума комиссионных в течение года. Вы можете ставить перед собой и другие цели, например стать менеджером по продажам, попасть в 1% лучших продавцов и т. п. В каждом случае цели должны быть определены, стратегия их достижения разработана, соответствующие планы составлены, а их выполнение должно быть подкреплено планированием работ по неделям и дням.
Возможно, в ходе вашей работы вам придется выполнять несколько функций. Менеджер по маркетингу, председатель кредитного комитета, член координационного совета, руководитель группы — вы можете занимать все эти должности. Каждая из них связана с решением определенных задач. Когда имеешь дело с таким большим количеством задач, трудно разобраться, в чем заключаются связанные с их решением трудности, в особенности если нет ясности и системы в принятом подходе к их решению.
Определите все свои функции и уясните основные задачи, связанные с каждой из них (последнее нужно сделать совместно с теми, с кем и на кого вы работаете).
Наибольшая опасность для большинства из нас кроется не в том, что мы стремимся к слишком высоким целям и не достигаем их, а в том, что мы ставим перед собой слишком низкие цели и добиваемся своего.
Микеланджело
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений