7. Властивості, функції й ознаки документа Системний підхід до вивчення документа

Пояснити сутність документа - це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу - методологічного напряму в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів та методів дослідження складно-організованих об'єктів-систем.

Згідно означеного теоретичного підходу будь-яка система (проста чи складна) конструюється з обмеженої кількості елементів, пов'язаних між собою певною метою функціонування. Проста система - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває рангу підсистеми, а вся система стає складною [32].

Різновидом системного підходу є структурно-функціональний підхід, згідно якого об'єкт одночасно може входити до декількох систем, виконуючи в кожній із них свої специфічні функції. Зазначені функції обумовлюються не стільки його суттю, скільки факторами зовнішнього середовища, наявними зв'язками в системі, до якої цей об'єкт відноситься.

Один і той самий об'єкт може мати властивості, які використовуються в конкретній системі і які можуть бути зовсім не придатними для іншої. Маніпулюючи об'єктом, його можна застосовувати в різних аспектах, доки ті чи інші властивості не будуть виявлені максимально, що дасть можливість об'єкту посісти відповідне місце в системі й наділити його необхідними функціями.

Потреба системного вивчення документа диктується, насамперед, необхідністю як ідентифікації того чи іншого матеріального (речовинного) носія інформації, яким виступає документ, так і визначенням його властивостей та функцій як об'єкта тієї чи іншої сфери соціально-комунікативної діяльності (бібліотечної, бібліографічної, архівної, а також інформатики, документознавства тощо). Тому, з одного боку, документ виступає сам як проста система (у єдності матеріального носія та інформації), а з іншого - документ стає елементом більш загальної системи - наприклад, того чи іншого виду управлінської, технічної, картографічної документації тощо, документного потоку або масиву.

Системний підхід до вивчення документа полягає в аналізі всіх його характеристик:

- властивостей, ознак і функцій;

- інформаційної складової (як основного призначення документа);

- видів інформації, що фіксується в документі;

- матеріальної (фізичної) складової документа, його основи, способу запису й форми носія;

- реквізитів, що є обов'язковими позначками для документа;

- у термінологічних трактуваннях дефініції "документ" у його історичному генезисі.

Вищезазначене уможливлює віднесення документів як до категорії складноструктурованих систем, так і бути елементом системи вищого порядку, змушуючи його призвичаюватись під неї.