284 Содержание этапов разработки форм первичных и результатных документов.

Первичные документы предназначены для отражения процес­сов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и опе­ративную информацию, необходимую для решения экономичес­ких задач и выработки управленческих решений. К числу основ­ных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность соби­раемой информации.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

• отсутствие дублирования показателей в документах;

• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значе­ний на документ, т.е. выделение однозначных и многознач­ных реквизитов;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и рекви­зитов-оснований;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий при­ знаки должны предшествовать младшим (например, наимено­вание предприятия —” наименование цеха —> номер участка);

• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенно­сти в каждой организации и выполняется в следующей последо­вательности.

• Определение полного реквизитного состава каждого доку­мента.

• Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; перено­симые и не переносимые на машинные носители.

• Установление логической соподчиненности реквизитов пер­вичных документов.

• Выбор какой-либо формы первичного документа.

• Осуществление размещения реквизитов по выбранной фор­ме в соответствии с проведенной классификацией.

• Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

• Выбор формата бумажного носителя.

• Построение эскиза документа соответствующей формы.

• Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

• Редактирование шапок документов в соответствии со сло­варем-тезаурусом.

Проектирования форм результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные пока­затели;

• количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

• своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

• достоверность предоставляемой информации;

• хорошая читаемость

• • отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результат­ных документов :

• выделение трех зон в документе;

• разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ

• выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства;

• выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются ито­ги

• если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и резуль­татные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3. Выбор формы документа.

1. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

4. Подсчет длины строки в табличной зоне (L) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле

L= L₁+L₂ + ...+L,+...+ L_i, + *4

где lj - длина /-го реквизита (;' = 1 - п); k - число колонок в таблице; d - число пробелов между колонками.