Лекции по дисциплине ИКТ

6. Финансовый модуль:

настройка на особенности бухгалтерского учета;
ввод первичных бухгалтерских документов с дальнейшей передачей информации, накопленной в задаче, в определенную бухгалтерскую программу с целью составления отчета за квартал или за год;
контроль финансовых взаимоотношений между фирмой и другим агентством, которое предоставляет или пользуется вашими услугами, т. е. контроль взаиморасчетов;
контроль за первичной или предварительной сметой;
контроль за фактической туристской сметой;
анализ и контроль за финансовые состоянием фирмы.

7. Управление документооборотом и внешние связи. Каждый оператор, работая на фирме, имеет доступ к определенным документам, которые либо получает, либо создает сам. При прописывании системы Туристский офис документы выходят к нему на экран. Оператор может оперативно управлять этими документами: сформировать, удалить, внести поправку, создать новый документ по определенному шаблону.

Первый режим - хранение, передача, редактирование документа.

Второй режим - подготовка документа к отправке потребителю, получателю, как по факсу, так и по модему, плюс служебные функции, которые обеспечивают непрерывное действие, включая передачу информации между агентствами, между центральным офисом и отделом продаж.

В исходном виде программа настроена на абстрактно-идеальную турфирму с определенными взаимоотношениями и определенной структурой, должностными обязанностями, которые возможно настроить на особенности той или иной фирмы:

генеральный директор (заключение контрактов, получение определенных расценок, внесение расценок в справочники и контроль за итоговым финансовь1м состоянием фирмы):

финансовый директор (контроль за плановой и реальной сметой, контроль взаиморасчетов с партнерами, предварительный анализ финансового состояния, анализ причин неполучения и получения внеплановой прибыли);

операторский отдел или менеджер-оператор (внесение исходных данных в туристский справочник первого типа, внесение информации в справочники второго типа - с именами и партнерами, которые эти цены представляют, формирование пакета или групповых туров, которые являются основой в отделе продаж, обеспечение всей деятельности по выполнению тура - приобретению билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, страховок - выполнение всей работы, которая подразумевается в работе с группой);

отдел продаж или менеджер по продажам (при общении с клиентом - показать готовые пакеты туров, подобрать индивидуальный тур по своему желанию, сформировать турдокументы типа договора, путевки, ваучера, принять от клиента анкету, исходные данные, предоставив взамен необходимые документы, после чего информация передается в операторский отдел);

отдел маркетинга или секретарь (занимается подготовкой документов и, используя программу документооборота, может осуществлять рассылку этих документов между всевозможными партнерами, а также бронирование отелей, билетов);

главный бухгалтер (анализ движения бухгалтерской документации, передача этой информации, бухгалтерский программный комплекс).

8. Связь с бухгалтерией. Основным режимом, являющимся связующим звеном между системой и программами автоматизации бухучета (базовая 1С), является режим Движение денежных средств. В него вносятся бухгалтером или кассиром первичные документы (ПКО, РКО, банковские выписки и так далее), после чего они обрабатываются в системе. По завершении отчетного периода все (или только выбранные) проводки автоматически переносятся в программы автоматизации бухучета:

бухгалтер (ввод первичной бухгалтерской документации в задачу, исходная настройка счетов, планов счетов, корректной проводки);

кассир (принятие наличных денег от клиента или фирмы, ведение документов кассира).

9. Совершенствование и развитие системы. Идеология построения системы воплотила в себя коллективный опыт, собранный за трехлетний период разработки программы; при этом пользователям не называются жесткие алгоритмы, поскольку богатые функциональные возможности системы, которые можно использовать выборочно, позволяют во многом сохранить традиционные способы ведения дел.

Это принципиально новый продукт, не имеющий на сегодняшний день полноценных аналогов. При доступной любой фирме стоимости некоторые из вышеперечисленных функций реализуют и другие сложные специализированные программы, требующие высококвалифицированной настройки и эксплуатации, но этот программный комплекс удачно сочетает решение сложных многофункциональных задач с дружественным интерфейсом пользователя, требующего от оператора знания лишь базовых понятии в своей предметной (профессиональной) области.

Программа Туристский офис рассматривается разработчиком как первый этап в создании единого информационного пространства в России. В программу закладываются возможности, которые позволяют каждой туристской фирме развиваться не изолированно, самостоятельно, а использовать весь накопленный опыт, как российских турфирм, гак и мировой. При необходимости данная программа дает возможность общения не только между турфирмами, но и с центральным офисом Tour Tehnology, который предоставляет определенные услуги, обеспечивает всевозможными электронными справочниками по туристским партнерам, российским или зарубежным, электронными справочниками по городам, по странам, по отелям, справочниками как текстового, так и графического характера. Клиентам предоставляется возможность выбрать информацию из журнала ТУР-Навигатор, в частности информацию по туристским агентствам, постоянно и самую свежую: адрес агентства, имя и фамилию директора, телефоны, факсы, что может серьезно сэкономить время на этапе ввода первичной информации в программу факсовой рассылки.

Содержание