23. Автоматизация работы с персоналом

Рынок требует конкретизации индивидуальных взаимоотношений работодателя с каждым из членов трудового коллектива вне зависимости от формы собственности организации. Широкое распространение в последнее время приобрели корпоративные формы организаций (холдинги, объединения, ассоциации). Службы работы с персоналом должны быть одновременно пунктуальны, оперативны и компактны, зачастую совмещая заботу о кадрах с другими задачами. На малых предприятиях кадровые проблемы, включая соответствующий документооборот, как правило, решаются непосредственно руководством организации.

Переход на контрактную систему организации труда сопряжен с юридическими и психологическими проблемами и обладает организационно-техническими особенностями. Включению трудовых контрактов в орбиту практической работы кадровых служб при вхождении в рыночную экономику должны способствовать автоматизация этой деятельности, в том числе сопровождения документооборота и учета в кадровой службе. При этом обеспечиваются:

• организация работы с различной архивной информацией (приказами, контрактами, перемещениями по службе, отпусками и др.);

• гибкость документооборота, включая перенастраиваемость шаблонов документов в соответствии с требованиями постоянно меняющегося законодательства;

• учет сложной структуры организации;

• взаимодействие с другими службами, включая бухгалтерию (зарплата, ссуды, подотчетные суммы, депоненты, алименты, дивиденды и пр.), материально-техническое снабжение и сбыт (материальная ответственность), административное управление (роль, участие в капитале, совмещение); • оперативность, четкость и простота эксплуатации. При переходе России к рыночной экономике появилась возможность отхода от ранее принятых жестких норм кадрового учета. Свои коррективы в требования, предъявляемые к программным комплексам автоматизации кадровых служб, вносят поправки к трудовому законодательству и новые формы трудовых отношений, требования, как холдинговых структур, так и малых предприятий.

Новые возможности чисто технического характера (новые информационные технологии, доступность все более сложных программных и аппаратных средств) также приводят к видоизменению систем кадрового учета. К системе автоматизации учета персонала предъявляются пять основных требований:

1) удобные механизмы ввода и поддержания в актуальном состоянии необходимого набора кадровой информации;

2) сохранение привычной модели документооборота и получение требуемой отчетности;

3) обеспечение инвариантности системы к изменений внешних условий ее функционирования;

4) обеспечение взаимодействия с остальными элементам программного комплекса фирмы и архивирования накопленной информации;

5) надежность системы и обеспечение защиты хранящейся в ней информации.

Рассмотрим более подробно, как именно удовлетворяют сегодня перечисленные выше требования.

ПОДДЕРЖАНИЕ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В АКТУАЛЬНОМ СОСТОЯНИИ

Поддержание кадровой информации в актуальном состоянии можно разложить на несколько самостоятельных этапов.

Организация первичного накопления информации в начальной стадии работы с системой. Сложности этого этапа связаны в первую очередь с необходимостью ввести большой объем информации за ограниченное время. При этом требуется вводить корректную информацию, возможно, в условиях недостаточности данных. Для облегчения этой работы необходимо предусмотреть возможность импорта данных (при наличии хотя бы части информации в электронном виде) и специальный режим, облегчающий эту работу в случае ее ручного ввода. Кроме того, для крупных предприятий целесообразно использован” форм для рукопечатного заполнения и ввод данных с использованием ОСR-технологии.

Организация хранения необходимой кадровой информации. Естественно, что каждая организация может иметь собственно видение того, какую именно информацию нужно знать о сотрудниках. При этом основой информационной системы служит общепринятая в советский период личная карточка сотрудника (форма Т-2). Существуют, по крайней мере, два пути решения проблемы:

• задание некоего достаточно широкого набора хранимых данных с возможностью отключения ненужных для конкретной организации атрибутов (полей);

• обеспечение возможности конечному пользователю системы в процессе настройки самому задать список учитываемой информации.

Недостаток первого пути заключается в том, что возможна нехватка информационных атрибутов для какой-либо из фирм, а недостаток второго - в сложности реализации этого варианта, что "приводит, как правило, к ряду ограничений при работе с такой системой.

Заметим также, что при работе с трудовыми контрактами невозможно полностью унифицировать документы и необходимо использовать дополнительный механизм для индивидуального формирования контракта каждого из сотрудников. Следовательно, автоматизированная система кадровой службы должна хранить тексты трудовых контрактов или их фрагменты. Вместе с тем возможность формирования типовых контрактов ускоряет процесс оформления трудовых отношений и помогает корректно с юридической точки зрения составить контракт.

Поддержание принятого в организации цикла оформления сотрудника на работу и фиксации его деловой карьеры вплоть до увольнения. Как правило, в организации к моменту внедрения системы автоматизации кадровой деятельности уже существует определенный порядок ведения кадрового учета. Поскольку целью автоматизации является преимущественно облегчение, а не изменение работы кадровых служб, важно, чтобы система удачно вписалась в существующие или реструктурируемые технологии учета кадров. Для этого программный комплекс должен быть достаточно гибким и предусматривать возможность настройки на требуемый регламент и документооборот.