22. Системы управления электронным документооборотом

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

• интеграции процессов документарного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

• повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

• интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

• создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенство­вания этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1) процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно-распорядительных документов (подсистема "Электронный архив");

2) процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема "Ввод стандартных форм документов");

3) управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов - подсистема "Делопроизводство"). Объектом автоматизации являются процессы:

• создания документов;

• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

• работы с документами (передача, учет, контроль исполне­ния и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользователи системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документа на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема "Электронный архив" предназначена для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования (получения электронных графических образов) и OCR-распознавания (преобразования их в текстовые документы);

• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

• передачи электронных документов в подсистему “Производство”;

• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

• хранения электронных документов всех видов и представление (в том числе графических образов), их поисковых образов-индексов (атрибутных и полнотекстовых); адресации оригиналов документов в бумажном архиве; поиска и извлечения документов из электронного архива; вывода документа из системы в виде твердой (бумажной) или в электронном виде, в том числе для дальнейшей отправки средствами связи;

• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

Система "Ввод стандартных форм документов" обеспечивает:

• проектирование представления стандартных форм документов для их последующего ввода;

• потоковый ввод стандартных форм документов в факторологическую часть подсистемы "Электронный архив" (включая распознавание, OCR. -стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Система "Делопроизводство " обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистем

• ведение версий (редакций) документов и их авторства; защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа; электронное визирование документов (электронная подпись),

• связывание документов в логические группы; организацию потока работ с документами: задание мар-(регламентного или ситуационного) движения документов, определение условий осуществления работ с ними;

• вывод документа из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи;

• допуск к документам и разрешенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

• управление маршрутами движения документов;

• контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

• передачу и извлечение документов в/из подсистемы "Электронный архив".

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим набором:

• средства для ввода бумажных документов и распознавания образов;

• средства для создания электронных документов;

• средства для организации и работы с электронным архивом;

• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

• технологические средства, ориентированные на управление документами;

• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Для создания текстовых электронных документов в качестве базового средства (стандарта предприятия) могут использоваться текстовый процессор (редактор) MS Word.