logo
Лекции по дисциплине ИКТ

26.6.1. Гостиничная асу (pms) "Эдельвейс" - ядро комплекса.

Основная задача АСУ "Эдельвейс" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов).

К ним относятся (см. схему рис.26.2): бухгалтерская система гостиницы; АСУ ресторана; телефонная станция (через тарификатор переговоров); система контроля доступа (электронные замки); система удаленного бронирования и др.

Рис. 26.2. Схема АСУ «Эдельвейс»

Описание системы и ее место в общей структуре АСУ гостиницы.

"Эдельвейс" - это автоматизированная система управления, которая одинаково хорошо настраивается для работы, как в гостиницах, так и пансионатах и санаториях.

Некоторые из возможностей системы "Эдельвейс":

Комплексная автоматизация

Автоматизация предприятия гостиничного типа подразумевает автоматизацию всех сторон деятельности объекта в отдельности и организацию единой информационной системы. АСУ Эдельвейс является неким центром сбора и обработки информации, поступающей из "смежных" систем. При выборе "смежных" программно-аппаратных комплексов мы исходим из их надежности, функциональности, современности и уровня сервисной поддержки.

Работа с заявками и гостями

Группы

Бухгалтерия

Отчеты. Статистика

Горничные

Архив. Журналы

На схеме, приведенной на рис.26.3, показаны основные блоки гостиничной структуры, так или иначе связанные с системой Эдельвейс. Система построена в архитектуре клиент-сервер (хотя для небольших гостиниц допускается установка на одном компьютере). В центре показан центральный сервер системы, на котором хранится вся информация, когда-либо занесенная в систему (срок хранения ограничен только размером жесткого диска). По периметру располагаются рабочие места пользователей. На рисунке они сопоставлены конкретным отделам, а количество рабочих мест в каждом отделе показано приблизительно. Стрелками показаны основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером. На них стоит остановиться подробнее.

Рис. 26.3. Информационные потоки

№

стрелки

Передаваемая информация

1

информация о предстоящих заездах и выездах;

информация о наличии мест в гостинице;

информация о состоянии счетов гостей;

2

ввод данных о заездах (check-in, check-out);

размещение гостей;

текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер, прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.);

3

информация о количестве и типе заказанных пансионов на ближайшие дни;

4

информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;

5

информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);

6

полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента;

7

нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции;

8

информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате;

9

информация о запросе клиентом тех или иных услуг (напитки, экскурсии, и т.п.);

10

информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией);

11

информация о заезде и выезде;

передача сообщений для клиентов;

сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и т.п.);

12

статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.);

доступ к архиву;

13

изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;

14

информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;

15

резервирование с указанием статуса (временное , постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время заезда и выезда, возможных заказанных услуг и др.;

информация о внесении авансовых платежей;

16

печать и выставление счетов клиентам;

изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги;

изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.;

17

информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на рис.1 службами и ее сохранение в течение заданного периода;

сведение бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать стандартных отчетов;

доступ к архиву гостей / групп;

доступ к журналу событий / проводок;

Таковы основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером системы.

Естественно, что конкретное распределение функций между отделами и даже сами названия и количество структурных подразделений могут меняться от гостиницы к гостинице. При этом может меняться и количество необходимых рабочих станций, и список функций, ими выполняемых.

Более того, при необходимости, одно рабочее место (один компьютер) может использоваться несколькими работниками, например бухгалтерией и отделом маркетинга. Здесь стоит заметить, что для разграничения уровней доступа в Эдельвейсе предусмотрена система паролей, которые приписываются каждому пользователю и описывают, кто к каким операциям имеет доступ. Первоначальная установка прав производится разработчиком, последующие изменения или добавления могут производиться непосредственно гостиничным специалистом (на рабочем месте "Администратор сети").