10.3. Особенности функционирования буис на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу минибухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером. При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека

Принципиально ИС бухучета предприятия можно представить в виде 3-х уровневой структуры (АРМБ – автоматизированное рабочее место бухгалтера).

Уровень1. Первичный учет:

АРМ работника, ведущего учет материальных ценностей.

АРМ работника, ведущего табельный учет АРМ работника, ведущего учет готовой продукции.

Уровень2. Управленческий учет:

АРМБ, ведущего учет материальных ценностей, расчеты с поставщиками и подрядчиками.

АРМБ, ведущего учет основных средств и нематериальных активов.

АРМБ, ведущего учет труда и заработной платы.

АРМБ, ведущего финансово-расчетные операции (кассовые операции, расчеты с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами, расчеты по валютным сметам).

АРМБ, ведущего учет готовой продукции и ее реализации. АРМБ, ведущего учет затрат на производство.

Уровень З. Финансовый учет.

АРМ работника, ведущего сводный аналитический и синтетический учет и формирование отчетности. АРМ финансового анализа и планирования АРМ внутреннего аудитора.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, каждый обслуживает рабочее место бухгалтера, ведущего выполнение соответствующих работ, предусмотренных в ИС.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий, на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации,

Ведение же учета по отдельным участкам, например таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков).

Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПК превращается в главный инструмент его деятельности.

Перечислим некоторые рекомендации, которыми можно руководствоваться при выборе системы автоматизации бухгалтерского учета.

1. Функциональное соответствие выбираемого пакета системе управления и бухучета на предприятии. Программа должна обеспечивать автоматизацию всех принятых на фирме процедур. Следует убедиться в том, что можно будет быстро и без лишних хлопот привести свои методы управления в соответствие алгоритмам, заложенным в основу программного комплекса.

Следует также обратить внимание на специализированные “отраслевые” пакеты. Хотя бухучет - вещь универсальная, но его отдельные разделы могут сильно зависеть от специфики деятельности предприятия.

2. Класс пакета. Все пакеты можно разделить на три класса - комплексы АРМ, интегрированные бухгалтерские пакеты и минибухгалтерии. Небольшому предприятию незачем приобретать комплекс АРМ, в то время как автоматизация бухучета крупного завода с помощью минибухгалтерии практически невозможна. Чтобы точнее определить, подходит ли предлагаемое программное обеспечение (ПО) Вашей организации, следует изучить список клиентов, уже выбравших этот продукт, - по аналогии станет понятно, “ваша” эта программа или нет.

3. Взаимосвязанность всех модулей комплекса. Вся необходимая информация должна вводиться единожды и обрабатываться различными способами. Такое свойство системы называется “отсутствием повторного ввода данных”.

Необходимо помнить, что при автоматизации предприятия “по кускам” есть большая вероятность возникновения ошибок на том или ином этапе. Выбирая ПО, проследите, является ли оно частью комплексной системы или обеспечивает экспорт проводок в существующую бухгалтерскую программу.

4. Удобство пользовательского интерфейса. Этот критерий хотя и является субъективным, но очень важен. Поэтому рекомендуется сначала познакомиться с демонстрационной версией продукта, чтобы понять, насколько программа удобна именно для вас и легко ли будет ее освоить.

Следует также обратить внимание на скорость ввода информации по первичным документам, вид экранных форм для этого ввода (насколько он приближен к первичным бланкам кассовых ордеров, платежных поручений, счетов и т.д.), возможность оперативного доступа к справочникам, корректировки и пополнения их содержимого и т.д.

5. Гибкость программы. Уже имеются бухгалтерские комплексы, адаптированные практически к любым, даже самым непредвиденным капризам нашего законодательства. Купив такое ПО, можно его использовать в течение ряда лет, даже после исчезновения разработчика с рынка.

6. Наличие гарантийных обязательств и комплекс услуг, предоставляемых фирмой-разработчиком и ее дилерами. Программ без ошибок просто не бывает, а потому важно не столько их отсутствие, сколько скорость исправления (кстати, стоит поинтересоваться о ней у клиентов выбранной вами фирмы). Если разработчики отказываются от внедрения системы или обучения работе с ней, мотивируя это тем, что и так все ясно, то трудностей на первом этапе внедрения пакета вам не миновать. Стоит проверить и скорость реакции создателей продукта на ваши вопросы по горячей линии (если она имеется).

7. Самый последний критерий выбора - цена продукта. Почему последний? В первую очередь, следует руководствоваться всеми вышеперечисленными принципами, а уже потом выбирать продукт наиболее доступный по цене среди равных по возможностям.