1.3.1. Данные

При постоянной форме сведения представляются в виде каких-то знаков, цифр, чисел, текста, графиков, рисунков, фото- и киноснимков и т.д., т.е. в виде данных, которые фиксируются на материальном объекте (например, на бумаге, магнитной или фотопленке и т.п.).

Данные имеют самостоятельные характеристики незави­симо от информации, которую они содержат. Например, тексто­вые данные характеризуются языком и алфавитом, размером букв, их расположением (количество в строке и т.п.), стилем оформления и т.д. Числовые данные имеют свои характеристи­ки: система счисления (арабская, римская, дата), отношение к дробной части (фиксированная запятая или плавающая), точ­ность представления и т.д. Одна и та же информация может быть выражена, например, в числовой форме (в виде таблицы, пос­ледовательности чисел и т.п.) или в графической (в виде графи­ка, гистограммы и т.п.). Таким образом, необходимо описание формы представления, т. е. описание самих данных независимо от того, какую они несут информацию.

Следует сказать, что данные — это только часть множества различных фактов, событий, явлений, связанных с некоторым объектом исследования или управления, которые воспринима­ются и фиксируются человеком для решения отдельных задач при достижении поставленных целей.

Так, для водителя автомобиля важны данные из техничес­кого паспорта на это транспортное средство, характеризующие основные параметры двигателя, кузова и других составляющих элементов, которые влияют на его эксплуатацию. При этом не важны подробные факты изготовления или сборки этих элемен­тов, например физико-химические свойства исходного сырья (металла, резины, пластмассы и т.п.), используемого при произ­водстве. В другом случае конструкторы автомобиля в обязатель­ном порядке интересуют все отмеченные последние данные, так как они влияют на характеристики надежности, условий про­изводства и других свойств разрабатываемого изделия.

Другой пример: на любом организационно-экономическом объекте — предприятии или фирме, в отрасли, народном хо­зяйстве или рынке циркулирует огромное количество данных, характеризующих различные стороны деятельности этого объекта. При этом руководителю предприятия необходимы обобщенные данные о показателях деятельности всего предпри­ятия за определенный отрезок времени — выручки, прибыли, произведенных затратах, себестоимости продукции и т.п. Ру­ководителю подразделения данной организации в первую оче­редь важны показатели работы его конкретного участка, т.е. первичные данные, из которых в процессе последующей обра­ботки выделяются только определенные показатели, значимые для верхнего уровня управления предприятием, и передаются в руководство для получения интегральных показателей дея­тельности всего предприятия.

Таким образом, данные служат основой для извлечения определенной информации (если последняя в них содержится, что, впрочем, и необязательно), на базе которой производятся заключения, выводы и решения по управлению.

Обработка данных — процедура приведения их к такому виду, который наиболее удобен для получения из них инфор­мации. В результате обработки данных ставится задача — из минимального количества данных извлечь максимально воз­можную информацию для принятия решения по управлению.

Если данные отобраны или собраны неверно (не точно оп­ределен набор самих параметров или данные содержат ошиб­ки), то такие данные не смогут отразить существенные свойства состояния или поведения объекта управления, которые нужны для объективного и достоверного суждения о нем и принятия разумных решений по его управлению. Если данных для ана­лиза недостаточно, то объем извлекаемой из них необходимой информации может оказаться также не вполне достаточным для принятия решения, а производимые на этом основании выводы будут неполными, что скажется на эффективности управления (следует отметить, что в теории информации и управления раз­работаны современные методы, позволяющие оптимизировать процессы управления в условиях неполной информации об объекте).

В случае избытка данных применяются специальные ме­тоды обработки (фильтрации, сжатия и др.), позволяющие из­влекать из них только необходимую информацию для решения поставленной задачи, не затрагивая область избыточности пред­ставленного материала, или общего массива данных.

Из вышесказанного видно, как велика роль данных в тео­рии информации. Исходя из этого, разработано множество ме­тодов получения данных (отбор, сбор, измерение, передача), которые применяются в разнообразных случаях при решении информационных задач в различных предметных областях на­уки и практической деятельности человека. В зависимости от поставленных задач используются различные методы обработ­ки данных, которым посвящены отдельные теории. В частности, в настоящее время широко распространены методы цифровой обработки данных с помощью средств вычислительной техни­ки. При этом следует учитывать, что большие объемы самих данных и высокие скорости их обработки не всегда дают гаран­тию получения человеком точных и достоверных знаний о пред­мете исследований, т.е. не всегда приводят к полному извлече­нию из представленных и обработанных данных необходимой информации.